套用信件模板、填入變數（委員姓名、工廠資料…），一次在 Outlook 產生多封草稿。草稿存進「草稿匣」，由你檢視後再寄出。回覆模式可對 Outlook 選取的多封信各自產生回覆。
在主旨或內文打 {{變數名}}（例：{{委員姓名}}）就會自動變成下方表格的欄位。表格、字形等排版會原樣帶進 Outlook 草稿。
「個別附件」欄＝這一列專屬的附件（可不填）：填檔名（多個用 ; 分隔）或按 📎 直接上傳給該列。每封草稿最後的附件 ＝ 下方「共用附件」＋ 該列個別附件。
上傳的檔會放進 寄信工具/附件/（暫存，不會自己消失，也不隨交接包帶走）。草稿產生後 Outlook 已內含附件，這裡的檔可按「清空」清掉。